Soovid Eestis korraldada rahvusvahelist konverentsi? Eesti Konverentsibüroo tuleb appi

“Rahvusvaheliste konverentside korraldamine on pärast koroonaaega selgelt tõusuteel. Üha enam tahetakse taas kohtuda silmast silma, luua koostöösuhteid, vahetada teadmisi ja kogemusi,” kinnitab Eesti Konverentsibüroo turunduse projektijuht Külli Teimann.

Ühe rahvusvahelise konverentsi Eestis toimumisele eelneb põhjalik töö ning rahvusvaheliste konverentside planeerimine algab sageli mitu aastat enne nende toimumist. Suuremate ürituste ettevalmistus kestab tavaliselt 3–5 aastat. Mõned konverentsid valivad korraldajariigi rotatsiooni korras isegi kuueks aastaks ette. Seega ei ole sugugi liiga vara hakata täna planeerima ja esitada taotlus konverentsile, mis toimub näiteks 2030. aastal.

Suurte konverentside puhul algab protsess tihti riikidevahelise konkursiga, kus tuleb esitada sihtkoha korralduspakkumine. Toimumisriik valitakse tavaliselt selle põhjal, kus vastav valdkond on teaduslikult tugev ning kus leidub motiveeritud kohalik korraldaja. Eesti arstid, teadlased ja erialaspetsialistid on ka oma rahvusvahelistes võrgustikes väga aktiivsed ning üha enam kutsuvad oma valdkonna tippsündmusi ka Eestisse. Siiski, vahel loobutakse korraldamise ideest, kuna konverentsi plaaniv erialaekspert või teaduspoolega süvitsi toimetav inimene ei jõua oma igapäevatöö kõrvalt vajalike ettevalmistustega tegeleda.

“Kavandades rahvusvahelist sündmust Eestis saab Eesti Konverentsibüroo olla esimeseks kontaktiks ja nõuandjaks, kelle poole pöörduda. Me kuulame mõtteid, anname nõu ja aitame alates korralduspakkumise ja eelarve koostamisest kuni rahvusvaheliste otsustajate Eestis võõrustamiseni,” ütleb Teimann.

Rahvusvaheliste eriala- ja teaduskonverentside taotlusprotseduurid võivad üksteisest palju erineda. Vahel oodatakse sihtkohapakkumist linna või riigi konverentsibüroolt, kuid enamasti on põhjaliku pakkumise esitajaks kohalik erialaliit või ülikool. Rahvusvahelistel ühendustel on konverentsi korraldusõiguse taotlemiseks enamasti koostatud juhendid, millist infot taotlus peab sisaldama ning sellest peakski lähtuma. Konverentsi teema ja korralduskomitee kokkupaneku juures on Eesti-poolse kutsuja panus väga oluline.

Mida sisukam on plaanitav konverents, seda tõenäolisem on, et otsus Eesti kasuks tehakse. Hea meelega on Eesti Konverentsibüroo taustajõud abiks sündmuse detailide läbimõtlemisel ja korraldusõiguse taotluse kokkupanekul. Selle jaoks on Eesti Konverentsibürool spetsiaalne korraldusõiguse taotlemise programm.

Miks aga peaks üks mainekas konverents üldse Eestis aset leidma? Meie väikese riigi kasuks räägib digitugevus, valdkond, mida saab sisse põimida pea igasse sündmusesse. Huvi tuntakse ka e-tervise ning erinevate valdkondade IT-lahenduste vastu. Samuti on meile olulisi teemasid, millele saame ise tähelepanu tõmmata rahvusvahelise konverentsi siia kutsumise kaudu. Eesti on sihtkohana ideaalne sündmuspaik ka kompaktsuse tõttu – kõik on ligidal ja pikki bussisõite konverentsi toimumispaiga ning hotellide vahel pole vaja teha.

“Eesti Konverentsibürooga liitunud ettevõtted ja Tallinna, Tartu ning Pärnu linn omavad pikka rahvusvaheliste ürituste korraldamise kogemust ning nad oskavad jagada ideid nii parimate korralduslike lahenduste kohta kui ka soovitada, mida külalistega ette võtta konverentsivälise vaba ajaga, et toetada paremini osalejate omavahelist võrgustumist,” sõnab Teimann. “Me julgustame konverentside planeerijaid meie poole pöörduma. Kui soov ja idee on olemas, saame koos edasi liikuda.”